Quando o assunto são extensões de documentos de texto, dois nomes se destacam perante os outros: Word e PDF. O primeiro é o termo pelo qual chamamos os arquivos “.docx” criados pelo Microsoft Word, software do pacote de programas da gigante Microsoft, parte do sistema operacional Windows.

Já o PDF é a sigla de “Portable Document Format”, termo que em português podemos traduzir como “formato de documento portátil”. Ele existe desde o começo dos anos 1990 e é um dos formatos mais populares, considerando certas características, como compatibilidade expansiva e tamanho reduzido.

Dito tudo isso, uma pergunta permanece: afinal de contas, qual o formato de arquivo mais indicado, o Word ou o PDF? A melhor maneira de responder a essa pergunta é comparando ambos, trazendo para a discussão as vantagens e desvantagens dos dois, assim como a possibilidade de uso conjunto.

As vantagens do Word

Para começar, vamos falar das vantagens de converter PDF em Word e/ou usar esse tipo de arquivo logo de cara. Em primeiro lugar, há a própria possibilidade de conversão, a qual não possui limite: seja a partir do próprio Microsoft Office ou com ferramentas externas, você pode converter como preferir.

Em segundo lugar está a oportunidade de editar documentos com liberdade, sem o uso de outros editores. Ao abrir o arquivo, todos os recursos já ficam disponíveis automaticamente, o que é uma mão na roda para quem precisa fazer correções de textos ou de imagens com uma frequência maior.

Há também o elevado número de possibilidades na customização dos documentos, considerando todo tipo de elemento: fontes, cores das letras e do plano de fundo, inserção de imagens e hiperlinks e muito mais. Com cada atualização do pacote Office, os recursos do Word são aprimorados e evoluem.

As desvantagens do Word

A primeira (e maior) desvantagem do Word é a incompatibilidade entre diferentes dispositivos. Se você editar um documento com uma fonte personalizada, por exemplo, e a outra pessoa não tiver essa fonte no próprio computador, ela não será mostrada. Naturalmente, isso “estraga” formatações.

O Word também tem um tamanho bem maior do que outros formatos, com cada imagem contando com o seu tamanho total no documento, mesmo que seja exibida com uma resolução menor. Como consequência, o recebimento de arquivos como Word acaba sendo uma caixa de surpresas negativas.

As vantagens do PDF

As vantagens do PDF começam pela sua elevada compatibilidade: praticamente qualquer dispositivo eletrônico é capaz de abrir documentos nesse formato, levando em conta o quão antigo ele é e o quão otimizado foi durante suas mais de três décadas de história. É possível abrir PDF onde quer que esteja.

Em segundo lugar está o tamanho reduzido, já que, ao contrário do Word, imagens ocupam apenas o espaço necessário para o que exibem. A compressão pode ser ainda maior, caso opte por recursos externos, o que significa que enviar (e receber) PDF é o ideal quando a internet que utilizamos é lenta.

Há também a possibilidade de trancar um PDF com senha, impedindo que outros acessem dados do documento. Embora seja possível proteger dados de quaisquer tipos de arquivos, a tarefa costuma precisar de ajudas externas, o que não é o caso aqui. Como consequência, o PDF é um formato seguro.

As desvantagens do PDF

Assim como outros formatos de arquivos, o PDF também tem suas desvantagens. De cara podemos citar a relativa dificuldade de editar documentos, tarefa que pede ferramentas externas. Ao receber um PDF, a única coisa que você pode fazer é ler conteúdos, já que todo o restante pede mais recursos.

Também devemos citar a impossibilidade de salvar as imagens em sua resolução original. Embora a extração de mídias seja possível (de novo, com recursos externos), elas serão salvas apenas no tamanho exibido pelo documento PDF; com perda sutil, mas significativa, na qualidade das imagens.

As vantagens de usar os dois!

Por que escolher entre um ou outro formato quando existe a possibilidade de usar ambos? Com acesso a uma ferramenta de conversão de documentos de Word para PDF e de PDF para Word, o mais interessante é que você envie (ou guarde) arquivos nos dois formatos, de acordo com cada situação.

Precisa enviar um arquivo apenas para leitura? Opte pelo PDF. O momento requer que o destinatário edite o documento? Sem problemas, mande o arquivo no formato Word. Ter esse tipo de liberdade poupa muito trabalho e agiliza as tarefas cotidianas, sejam elas do espaço profissional ou do pessoal.

Caso você não tenha muito espaço para ficar salvando duas cópias de cada arquivo, mantenha o original como arquivo do Word e o converta quando existir a necessidade. No fim das contas, não existe um formato melhor ou pior aqui: ambos cumprem papéis distintos e igualmente importantes!