A criação de uma caixa de correio compartilhada é uma das principais etapas na organização informativa de uma empresa. Geralmente, isso acontece em companhias que estão crescendo rapidamente vão, aos poucos, centralizando todas as mensagens de redes sociais ou mesmo nos emails, com um gerenciador de email. Pode parecer pouco, mas essa estratégia pode ser fundamental na alavancagem do seu negócio.

Imagine que você tenha uma empresa com dois funcionários. Neste cenário, gerenciar as mensagens que chegam é razoavelmente tranquilo. Mas quando sua companhia tem 50, 100, 500 funcionários, o gerenciamento dos emails coletivos, com informações que são de interesse comum à toda empresa, fica cada vez mais complicado. Se não houver uma boa organização, isso pode se refletir em muitas áreas, inclusive no atendimento ao consumidor.

Atualmente, já existem softwares que podem gerenciar caixas de correio compartilhadas, como forma de automatizar um processo cada vez mais importante. Isso porque, os e-mails de trabalho podem consumir o tempo dos funcionários. Outra coisa importante é que nem todos os e-mails são relevantes ou úteis – a maioria deles não precisa ser lida, na verdade. Abaixo, sete boas práticas para caixas de correio compartilhadas.

Designar horários específicos para e-mails

Se você entra e sai constantemente de sua caixa de entrada, algo está errado. Provavelmente, os e-mails que estão chamando sua atenção não são mais relevantes do que as tarefas que essas mensagens estão interrompendo. Em vez de verificar constantemente seus e-mails, desative as notificações. Em seguida, designe duas ou três vezes verificando seus e-mails e respondendo-os.

Procure insights abrangentes

Quais são os problemas mais comuns sobre os quais as pessoas escrevem? Se você não está monitorando algumas métricas básicas de suporte ao cliente, está perdendo a oportunidade de incorporar informações valiosas. Os gerentes de suporte de emails podem ajudá-lo a registrar algumas observações simples em suas mensagens. Com o tempo, esses dados básicos podem melhorar a maneira como você responde clientes e fornecedores.

Cancele a inscrições desnecessárias

Parece que todos os sites que você visita solicitam seu endereço de e-mail. Todos nós assinamos listas de e-mail que não nos interessam apenas para conseguir algo de que precisamos. Então, recebemos e-mails que não queremos e não precisamos. Saia dessas listas e economize seu tempo.

Seja empático com clientes e fornecedores

Além de trocar e-mails protocolares, saiba escolher as mensagens que merecem um tratamento especial. Por isso, ter poucos emails na caixa de entrada é importante. Porque aí você poderá dar atenção para os e-mails que são interessantes à sua equipe e empresa.

Crie limites em torno do acesso

A segurança é sempre uma prioridade ao gerenciar as informações do cliente. Em uma caixa de correio compartilhada, é preciso realizar etapas extras para proteger seus dados e também informações confidenciais de seus clientes. Isso significa alterar as senhas com frequência e garantir que todos os membros da equipe sigam as práticas recomendadas, como sem senhas escritas em um post-it, sem usar uma caixa de correio compartilhada para e-mails pessoais ou fazer login em redes Wi-Fi inseguras.

Pastas e etiquetas de organização

As pastas são uma das principais ferramentas que você pode usar para implementar as práticas recomendadas de caixa de correio compartilhado. Esses organizadores oferecem uma maneira clara de classificar o fluxo de e-mails recebidos em um determinado dia. Use pastas para delinear entre conversas em andamento e conversas concluídas ou organizar e-mails por tópico.

Regras e automações

A maioria dos clientes de e-mail tem a capacidade de fazer algum tipo de automação, onde você pode configurar certos e-mails para fazer uma determinada coisa. Isso pode ser arquivar o e-mail, rotulá-lo, categorizá-lo em uma pasta, notificar um determinado colega de equipe ou definir um alerta. Obviamente, essas opções economizam tempo, mas a parte difícil é pensar no que você deseja automatizar.